[기고문] 기업 비용 절감, 법인카드 비용 관리 프로그램으로 시작

출장비 및 접대비는 기업 지출에 있어 매우 중요한 요소이며 기업들은 직원들이 지출하는 비용을 체계적으로 관리하기 위한 새로운 방법들을 모색하고 있다. 과거에는 개인 신용카드로 법인 비용을 결제하는 경우가 많았으나 지금은 법인 카드가 기업의 비용 관리에 있어 보다 효율적인 수단으로 점차 떠오르고 있다.

기업들이 비용관리 프로그램을 통해 얻을 수 있는 윈-윈 성과는 △출장 비용 절감 △간접 비용 절감 △간편한 일처리에서 오는 직원 만족도 제고 △높은 투명성 및 비용 관리 정책 준수 등이다.

비용관리 프로그램에서 지원하는 카드시스템 통합 장치는 기업들이 결제 정보를 더욱 더 쉽게 준비, 분석, 보고할 수 있도록 결제 데이터를 회사 내부의 비용관리 시스템으로 정확하고 빠르게 전송할 수 있도록 한다. 예를 들어, 직원이 항공권을 구매하면, 항공권 구매 데이터가 결제 거래 시스템으로 전송된 뒤, 이것이 비용 관리 시스템으로 곧장 통합되어 이 기록이 자동적으로 개인의 비용 리포트로 추가되는 형식이다.
지급 결제 서비스 산업은 이런 기능을 활용해, 기업들이 직원의 법인카드 이용 내역을 기록, 통합해 분석할 수 있도록 지속적으로 지원해왔다. 더욱 상세한 출장 결제 데이터를 회사 내부의 비용 관리 시스템으로 자동 수신하고 통합함으로써 기업들은 불필요한 절차를 생략할 수 있고 결제 기록이 사용내역과 맞지 않는 오류를 줄일 수 있다. 기업들은 결제정보 데이터베이스로 더욱 더 빠른 접근을 할 수 있게 돼 어디에 얼마를 쓰는지를 한눈에 파악할 수 있을 뿐 아니라, 획득한 데이터를 기초로 가맹점과 더 좋은 조건으로 협상을 진행해 불필요한 비용을 절감할 수 있다.

◇ 절차 비용 및 회전 횟수 최소화

세분화된 법인카드 사용내역이 회계시스템으로 손쉽게 수신, 통합되면서 비용 보고서의 많은 부분이 자동으로 작성된다. 이는 직원들이 수동으로 작성하는 비용처리 리포트의 준비 및 조정 과정을 상당 부분 줄여주어 효율성을 제공한다.

이러한 이유에서, 법인카드 통합 시스템은 회계 관리 부서, 출장 관리자 및 바쁜 직원들에게 매우 편리한 시스템인 것이다. 보고서에는 이미 자동적으로 많은 필요 데이터가 입력되어 있기 때문에 직원들은 더욱 더 신속하게 그들의 비용을 제출할 수 있고, 정확성 또한 자연히 향상될 수 있다.

서면 작업을 줄이고 정확성을 높임으로써 기업들은 출장 경비 관리를 더욱 더 철저히 할 수 있게 되면서 행정상의 비용 또한 줄일 수 있다. 실제로도 기업들은 상당액을 절감하고 있다.
◇ 기업의 출장 및 접대 경비 정책 준수 제고

기업들은 해마다 직원들이 범하는 업무상 부정행위로 상당한 금액을 손해보고 있다. 다행히도, 지불 세부사항을 통합한 비용 관리 시스템을 통해 기업들은 직원의 실수, 오용 및 정책 불복종 등의 문제를 쉽게 확인할 수 있다. 직원이 직접 해야 하는 데이터 입력이 감소하면 자연히 직원들이 저지르는 실수 또한 줄어들게 되고, 세부 출장 데이터를 자동으로 통합하는 시스템을 사용함으로써 기업들은 기업의 출장 및 접대 경비 정책에 맞지 않는 비용을 즉시 확인할 수 있다. 또한, 시스템 통합을 통해 기업은 지속적으로 결제 내역을 모니터링 할 수 있으며, 수시 감사도 효율적으로 진행할 수 있다.

◇ 풍부한 정보 제공

비용처리 절차 및 결제 내역 불일치를 최소화 하는 것은 출장 및 접대 경비를 줄일 수 있는 가장 좋은 방법이다.

이와 더불어, 앞서 말한 혜택들 만큼 눈에 띄지는 않지만, 결제 데이터 및 회계 시스템을 통합함으로써 얻을 수 있는 또 다른 혜택이 있다. 바로 강화된 보고 절차로 인해 기업이 얻게 되는 무한한 지식이 그것이다.

데이터 세부 내역을 비용 관리 시스템과 통합함으로써, 기업들의 출장 및 접대 경비를 관할하는 부서는 보고 임무를 빠르고, 정확하고, 유동적으로 실행할 수 있다.

그렇게 되면, 출장 관리자는 직원들이 출장을 가는데 있어서 어떤 부분에 비용을 가장 많이 사용했는지를 분석할 수 있을 것이고, 추후 이 정보를 통해 출장 관리자들은 항공권, 숙박료 및 다른 출장 경비 관련 업체와의 협상에 있어 더욱 유리한 위치를 선점할 수 있을 것이다.

◇ 지금이 서비스 이용을 위한 최적의 타이밍

최근 경제 위기로 인해 기업들은 더 적은 비용으로 더 많은 활동을 계획하고 있다. 현 시점은 기업들이 비용 관리 절차를 자동화해 그로부터 오는 이득을 잘 활용할 수 있는 적절한 시기이다.

마스타카드가 다국적 기업 보고 시스템과 카드사 프로그램을 성공적으로 통합한 사례를 조사한 ‘2008 업무경비 관리 시스템 우수 사례 연구(T&E Expense Management Best Practices Study)’에 따르면, 아·태지역의 기업들이 유럽 및 미주의 기업에 비해 지리적으로 밀집되어 있는 점을 잘 활용하고 있는 대목이 주목된다. 비용 처리 절차를 자동화하는 측면에 있어 앞서 언급한 지리적 밀집성은, 이들 기업이 단일화된 카드 프로그램, 단일화된 ERP 시스템 (모든 데이터 및 절차를 하나의 통일된 시스템으로 취합한 범 기업적 시스템)을 채택할 가능성은 높은 반면, 문화적, 법적 충돌은 적을 것이라는 사실을 입증한다. 이를 통해 기업은 일 처리를 빠르게 할 수 있을 뿐 아니라 오차 및 유지 비용을 줄일 수 있다.

조사에 참가한 기업들은 평균적으로, 가맹점 관련 지출을 10% 절감했으며, 잡무 소요시간을 평균 61% 단축하고 인력을 평균 50% 절감했다. 보고 주기는 평균 70% 단축됐다. 통합 시스템을 사용하고 있는 사용자들은 결제 승인시간을 평균 55% 단축했으며, 출장 승인 시간을 평균 57% 단축했다. (본 조사는 마스타카드가 컨설팅 기업인 NxtMOVE에 의뢰해 아·태지역, 유럽 및 미주 지역에서 시행됐다.)

이와 같이, 기업 비용 관리 시스템은 직원 만족 및 투명성 제고를 위해 다양한 혜택을 제공한다. 많은 기업들이 향상된 비용 관리 시스템을 통해 비용 절감을 위한 실질적인 혜택을 누릴 수 있기를 기대한다.



관리자 기자